Financiamento à pesquisa
Diretrizes para o Apoio Administrativo Institucional à Pesquisa
1. Introdução
A FAPESP incentiva ações voltadas ao incremento do apoio institucional aos pesquisadores, de modo a garantir condições adequadas para o desenvolvimento e a dedicação às atividades de pesquisa.
Com esta visão, o apoio institucional ao pesquisador é considerado condição essencial para a concessão de Auxílios e Bolsas, sendo este um dos critérios avaliados nas propostas submetidas à Fundação para análise.
A Instituição Sede deve garantir, além de espaço físico para a adequada instalação e operação de equipamentos e permissão de uso de todas as instalações (laboratórios, redes de computação, bibliotecas, bases de dados etc.), o acesso aos serviços (técnicos de laboratório, administrativo, de importação etc.) disponíveis na Instituição e relevantes para a execução das pesquisas.
A FAPESP divulga por meio deste documento diretrizes para auxiliar as Instituições de Ensino Superior e Pesquisa do Estado de São Paulo no desenvolvimento dos serviços de apoio administrativo às pesquisas.
2. Objetivo
Este documento tem por objetivo orientar e contribuir para a ampliação e fortalecimento do apoio administrativo aos pesquisadores.
Um apoio administrativo institucional consistente permite que os pesquisadores dediquem mais tempo ao desenvolvimento das pesquisas e à orientação de alunos, desonerando-os da pesada carga de procedimentos administrativos relacionados às pesquisas, incentivando a submissão de projetos e otimizando a utilização de recursos.
3. Apoio Administrativo
3.1. Estrutura
A FAPESP espera, como contrapartida aos financiamentos contratados, que as Instituições de Ensino Superior e Pesquisa, públicas ou privadas, do estado de São Paulo, mantenham em suas estruturas administrativas um escritório destinado a prestar apoio administrativo aos pesquisadores e bolsistas da Instituição. Tal apoio é considerado pela FAPESP essencial para a eficaz utilização dos recursos concedidos.
Na FAPESP a denominação atribuída a estas unidades da estrutura das Instituições é: Escritório de Apoio Institucional ao Pesquisador (EAIP).
A estruturação do EAIP é de responsabilidade da Instituição, no entanto considera-se desejável que o Escritório possua estrutura própria, contando com pessoal dedicado e espaço físico adequado, de acordo com as necessidades de cada unidade.
3.2. Serviços oferecidos
a) Serviços essenciais:
Consideram-se serviços essenciais a serem oferecidos pelos EAIPs:
- Busca de oportunidades e fontes de financiamento à pesquisa;
- Elaboração de propostas iniciais e de solicitações de reconsideração submetidas às agências de fomento;
- Acompanhamento das normas das principais agências de financiamento à pesquisa e informação e orientação aos docentes, estudantes e demais pesquisadores da unidade quanto à sua aplicação e alterações;
- Suporte relativo à obtenção de autorizações legais para o desenvolvimento das pesquisas (certificados, aprovações em comitês etc.);
- Acompanhamento dos procedimentos para a contratação dos processos aprovados;
- Realização de liberações de recursos e controle de saldos, conforme as normas das agências correspondentes;
- Realização de cotações e aquisições de bens e serviços, conforme as normas das agências correspondentes;
- Preparação de documentos para a realização de importações;
- Elaboração e acompanhamento de Solicitações de Mudança em Auxílios e Bolsas da FAPESP;
- Elaboração de Prestações de Contas em Auxílios e Bolsas da FAPESP;
- Incorporação de materiais permanentes adquiridos e envio dos registros patrimoniais à FAPESP.
b) Serviços desejáveis:
Consideram-se serviços desejáveis a serem incorporados pelos EAIPs à medida que sejam estruturados e de acordo com as necessidades de cada unidade:
- Busca interna por projetos com potencial para submissão às agências de fomento;
- Obtenção de documentos para a submissão de propostas e para a assinatura de Termos de Outorga;
- Atividades auxiliares como: agendamento de reuniões, reservas de hotéis e passagens, contato e orientação a pesquisadores visitantes;
- Preparação de embarques consolidados de importações realizadas para a Instituição pela FAPESP;
- Suporte jurídico aos pesquisadores;
- Suporte relacionado à Propriedade Intelectual;
- Suporte relacionado à publicação e difusão de resultados.
Outros serviços não listados acima poderão ser incorporados às atividades dos EAIPs caso novas necessidades sejam identificadas pela Instituição ou manifestadas pelos usuários dos escritórios.
Como exemplos internacionais de boas práticas no apoio administrativo fornecido pelas Instituições, podem ser citados os escritórios de apoio à pesquisa da Universidade de Berkeley (rac.berkeley.edu/) e da UCL - University College London (www.ucl.ac.uk/research-services/).
4. Contrapartida e compromisso institucional
a) O apoio administrativo à pesquisa é considerado parte da contrapartida institucional exigida pela FAPESP para a concessão de Auxílios e Bolsas. O compromisso é assumido pela Instituição Sede por meio da assinatura dos seguintes documentos enviados na submissão de propostas iniciais:
- Anexo II ao Termo de Outorga: Informação aprovada pela Instituição Sede sobre a infraestrutura institucional; e
- Manifestação do Dirigente da Instituição Sede.
b) Além dos compromissos firmados nos documentos listados acima, na submissão de propostas para aplicação dos recursos da Reserva Técnica para Infraestrutura Institucional de Pesquisa – RTI, a FAPESP solicita à Instituição a descrição das ações da unidade para o cumprimento das contrapartidas institucionais de apoio ao pesquisador. Em relação ao EAIP, deve ser incluída uma seção de “Descrição do Escritório de Apoio Institucional à Pesquisa (EAIP)”, no Plano Anual de Aplicação da Reserva Técnica para Infraestrutura Institucional de Pesquisa, conforme item 6.a da norma disponível em fapesp.br/rti.
c) Também nos Relatórios Científicos de Auxílios à Pesquisa, a FAPESP solicita aos pesquisadores a descrição e avaliação do apoio institucional recebido no período coberto pelo relatório, conforme roteiros para elaboração dos Relatórios, disponíveis nas normas das modalidades.
5. Apoio da FAPESP
5.1. Apoio aos EAIPs
a) Sendo a FAPESP proibida por lei de financiar atividades administrativas, os recursos concedidos em Auxílios e Bolsas não podem ser utilizados para estruturação e manutenção dos EAIPs, devendo estes custos serem arcados pelas Instituições Sede.
b) Para auxiliar no desenvolvimento das atividades dos EAIPs, a FAPESP promove o treinamento dos membros efetivos dos escritórios. O programa de treinamento foi elaborado visando permitir que os participantes conheçam todas as modalidades de apoio disponibilizadas pela Fundação e os procedimentos desde a submissão de propostas até a Prestação de Contas e finalização dos processos. O Programa de Treinamento dos Escritórios de Apoio Institucional ao Pesquisador está disponível para todas as Instituições que desejarem participar e as informações estão disponíveis em www.fapesp.br/eaip.
c) Periodicamente são organizados pela FAPESP workshops destinados à atualização dos membros dos escritórios que já tenham participado dos treinamentos.
d) Além dos treinamentos oferecidos aos EAIPs, a FAPESP disponibiliza um canal exclusivo de atendimento aos membros que participaram destes treinamentos, no serviço Converse com a FAPESP, para esclarecimento de dúvidas. As consultas recebidas por este canal têm prioridade de atendimento pela FAPESP, uma vez que consideram-se os EAIPs multiplicadores das informações e orientações passadas.
5.2. Avaliação
A FAPESP passará a avaliar continuamente a atuação dos escritórios que já passaram pelo programa de treinamento, por meio de indicadores quantitativos relacionados à preparação de propostas, administração dos projetos (liberações de recursos e elaboração de Solicitações de Mudança), esclarecimento de dúvidas por meio do serviço Converse com a FAPESP e preparação de Prestações de Contas, inclusive em relação ao índice de Prestações de Contas aprovadas, reforçando a importância do apoio aos pesquisadores e ao desenvolvimento dos projetos de pesquisa apoiados.
5.3. Reserva Técnica para Infraestrutura Institucional de Pesquisa
Ainda reconhecendo a importância do apoio administrativo institucional à pesquisa e objetivando otimizar a utilização dos recursos concedidos em Auxílios e Bolsas, a FAPESP passará a analisar criteriosamente as informações enviadas pelas Instituições, na submissão da proposta para aplicação da Reserva Técnica para Infraestrutura Institucional de Pesquisa, em especial a seção do “Plano de Aplicação dos Recursos da Reserva Técnica Institucional” que trata das ações da unidade para o cumprimento das contrapartidas institucionais de apoio ao pesquisador.
A aprovação da proposta será condicionada à comprovação pela Instituição da existência de apoio administrativo institucional eficaz aos seus docentes, pesquisadores e estudantes.