Dúvidas mais frequentes

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1. Em que situações é ou não obrigatório o envio de Prestações de Contas em formato eletrônico? (volta ao índice)

Desde 01/01/2022 é obrigatório o envio de todas as Prestações de Contas em formato eletrônico à FAPESP, via Sistema de Apoio à Gestão – SAGe (www.fapesp.br/sage) ou, no caso de processos vinculados às unidades da USP, via sistema utilizado pela Universidade para a transmissão de Prestações de Contas à FAPESP.

Nos casos de Prestações de Contas que tenham sido apresentadas em formato impresso até 31/12/2021, eventuais Complementos de Prestações de Contas solicitados pela FAPESP poderão ser apresentados também em formato impresso.

Em outras situações, as Prestações de Contas enviadas a partir de 01/01/2022 em formato impresso serão devolvidas aos outorgados, exceto nos casos em que a apresentação de documentos originais tenha sido explicitamente solicitada pela FAPESP, conforme previsto nas normas.

2. Para processos vinculados a unidades da USP, a Prestação de Contas eletrônica poderá ser enviada pelo SAGe? (volta ao índice)
Para processos de Auxílios e Bolsas vinculados a unidades da USP, as Prestações de Contas eletrônicas devem ser feitas exclusivamente pelo sistema GIP.

Apenas os Complementos de Prestação de Contas podem ser enviados pelo sistema SAGe.

3. Com o envio de Prestações de Contas em formato eletrônico, o que deve ser feito com os comprovantes originais? (volta ao índice)
Conforme item 5.3 das “Normas para Uso de Recursos e Prestação de Contas de Auxílios e Bolsas” e das “Normas para Uso de Recursos e Prestação de Contas de Subvenção Econômica”, os documentos originais referentes às Prestações de Contas eletrônicas enviadas à FAPESP devem ser mantidos sob a guarda e responsabilidade dos Outorgados em processos de Auxílios e Bolsas, ou da Beneficiária da Subvenção em processos de Subvenção Econômica, pelo período de 5 (cinco) anos após a emissão do correspondente título de quitação pela FAPESP.

No caso de comprovantes de despesas emitidos em papel termossensível, a FAPESP solicita que seja providenciada fotocópia do documento, a ser mantida junto com o original.

A apresentação dos documentos originais referentes às Prestações de Contas eletrônicas poderá ser solicitada pela FAPESP durante o período de guarda indicado, a seu exclusivo critério.

4. Após o envio da Prestação de Contas em formato eletrônico, é necessário encaminhá-la também em formato impresso? (volta ao índice)

Não. Para Prestações de Contas enviadas eletronicamente, a documentação impressa não deverá ser enviada à FAPESP, exceto nos casos em que a apresentação de documentos originais tenha sido explicitamente solicitada pela Fundação, conforme previsto nas normas.

5. Se a Prestação de Contas for elaborada eletronicamente, devo também elaborar o balancete no sistema Agilis? (volta ao índice)

Não. Para Prestações de Contas elaboradas eletronicamente, o balancete é gerado pelo próprio sistema (SAGe, ou GIP para processos USP), após a inclusão das informações sobre as despesas realizadas.

6. Há algum passo a passo para orientar a elaboração e submissão de Prestações de Contas eletrônicas? (volta ao índice)

Para todas as Instituições (inclusive USP para envio de Complementos de Prestação de Contas) - SAGe:

Para a elaboração e submissão de Prestações de Contas eletrônicas via SAGe, inclusive Complementos de Prestação de Contas, os usuários podem acessar, no link “Manuais” do próprio SAGe, os manuais:

- Elaboração e Submissão de Prestação de Contas: descreve os passos necessários para: cadastramento de Comprovantes de Despesa e itens de Material Permanente para Doação/Cessão de Uso; elaboração e submissão de Prestações de Contas e Complementos de Prestação de Contas; solicitações de reembolsos e devoluções de recursos.

- Delegação de Prestação de Contas para Escritórios ou Terceiros: Descreve os passos necessários para: cadastramento dos membros dos escritórios; autorização para escritórios ou terceiros prestarem contas (e consequentemente poderem cadastrar comprovantes de despesa), e o acesso aos processos por estas pessoas. Detalha também o funcionamento da submissão e aprovação das Prestações de Contas elaboradas por escritórios ou terceiros.

A FAPESP também disponibiliza o “Vídeo – Elaboração de Prestação de Contas Eletrônica” com a simulação da inclusão de comprovantes de despesas, elaboração e submissão de uma Prestação de Contas. O vídeo pode ser utilizado como um tutorial para as principais funcionalidades do módulo de Prestação de Contas eletrônica do SAGe. O link para acesso ao vídeo está disponível na barra lateral da página www.fapesp.br/normaspc e também na página www.fapesp.br/14840.

Para processos vinculados a unidades da USP - GIP:

Para processos vinculados à USP, a Prestação de Contas eletrônica é realizada através do sistema GIP e o apoio à utilização do sistema deve ser obtido junto à própria universidade.

7. Sou pesquisador/bolsista na USP, mas meu processo é coordenado por pesquisador vinculado a outra Instituição (não USP). Por qual sistema devo enviar minha Prestação de Contas eletrônica? (volta ao índice)

Para saber se as Prestações de Contas eletrônicas de um processo devem ser enviadas via SAGe ou via GIP deve ser considerada a Instituição de vínculo do respectivo processo, constante em seu Termo de Outorga.

Desta forma, se a Instituição Sede de um processo é uma unidade da USP, a Prestação de Contas será via GIP, mesmo que o Pesquisador Responsável seja vinculado a outra Instituição.

8. Para processos de Bolsas com concessão de Reserva Técnica, como fica o preenchimento do formulário “Justificativas de Aplicação dos Recursos da Reserva Técnica de Bolsas”, enviado junto com o Relatório Científico? E no caso de Auxílios, como fica o preenchimento do documento com “Descrição Sucinta e Justificada do uso de Reserva Técnica e Benefícios Complementares”, também enviado junto com o Relatório Científico? (volta ao índice)

O procedimento de envio das justificativas de uso de Reserva Técnica e Benefícios Complementares em Bolsas e Auxílios, junto com o Relatório Científico, não mudou.

No envio do Relatório Científico da Bolsa, deverá ser apresentado o formulário “Justificativas de Aplicação dos Recursos da Reserva Técnica de Bolsas”, devidamente preenchido.

No envio do Relatório Científico do Auxílio, deverá ser apresentado o formulário “Descrição Sucinta e Justificada do uso de Reserva Técnica e Benefícios Complementares”, devidamente preenchido.

Os modelos de ambos os formulários estão disponíveis para download no próprio SAGe, durante a elaboração do Relatório Científico, e também nas normas de cada modalidade de apoio.

9. No caso de Bolsas no País e BEPE, quem deve realizar a Prestação de Contas eletrônica, bolsista ou orientador(a)/supervisor(a)? (volta ao índice)

Para todas as Instituições (exceto USP) - SAGe:

O procedimento para envio da Prestação de Contas de Bolsas no SAGe é semelhante ao de Relatórios Científicos. A elaboração deve ser feita por uma das partes (na opção “Elaborar Prestação de Contas” do menu “Mais Ações” do processo) e a submissão pela outra parte (na opção “Submeter Prestação de Contas” do menu “Mais Ações” do processo).

A FAPESP recomenda que a elaboração seja realizada pelo(a) bolsista e a submissão pelo(a) orientador(a)/supervisor(a).

Lembramos também que os outorgados podem indicar usuários (pessoas físicas ou membros de Escritórios de Apoio Institucional ao Pesquisador), que os apoiem na elaboração da Prestação de Contas no SAGe.

Para processos vinculados a unidades da USP - GIP:

Para processos vinculados à USP, a Prestação de Contas eletrônica deve ser submetida à FAPESP pelo responsável pelo processo, que no caso de Bolsas é o(a) orientador(a)/supervisor(a).

10. Como realizar a Prestação de Contas eletrônica, quando não há utilização de recursos no período? (volta ao índice)

Para todas as Instituições (exceto USP) - SAGe:

a) Primeira Prestação de Contas eletrônica:

Se não houver utilização de recursos no período relacionado e não houver despesas a serem reembolsadas pela FAPESP, o(s) Outorgado(s) deve(m) encaminhar a informação à FAPESP, através do sistema SAGe, nas datas estabelecidas para envio de Prestações de Contas no processo.

Para isto, ao acessar o processo no SAGe, o Outorgado deve entrar no menu Mais Ações > Elaborar Prestação de Contas > Clicar sobre a data do compromisso devido > Iniciar > Confirmar. Em seguida, deve selecione a opção “Fechar Prestação de Contas” > Concluir > Confirmar.

O compromisso passará então para a situação “Atendido” e “Sem liberação”.

Atenção: Processos com Prestação de Contas anterior enviada em papel:

Caso tenham sido apresentadas Prestações de Contas anteriores em papel, o sistema SAGe não reconhece se, para os recursos já liberados no processo, as despesas foram comprovadas em Prestações de Contas anteriores.

Neste caso, o Outorgado deve entrar no menu Mais Ações > Elaborar Prestação de Contas > Clicar sobre a data do compromisso devido > Iniciar > Confirmar. Em seguida, deve preencher no campo “Justificativas/Observações” a informação de que não houve utilização de recursos no período relacionado e “Concluir” a elaboração da Prestação de Contas sem nenhum lançamento. Após concluir a elaboração, a Prestação de Contas deve ser submetida à FAPESP, por meio da opção “Submeter Prestação de Contas”.

Para processos vinculados a unidades da USP - GIP:

Para processos vinculados à USP, a Prestação de Contas eletrônica deve ser submetida à FAPESP pelo responsável pelo processo via GIP, contendo informação de que não houve utilização de recursos no período relacionado e não há despesas a serem reembolsadas pela FAPESP.

11. Para processos que tramitam em formato impresso, a Prestação de Contas poderá ser feita em formato eletrônico? (volta ao índice)

Sim. Independentemente do formato em que o processo foi submetido inicialmente à FAPESP (via SAGe ou em formulários impressos) é obrigatório o envio de Prestações de Contas eletrônicas (via SAGe ou, para processos vinculados a unidades da USP, via GIP) desde 01/01/2022.

12. Ao incluir despesas de material de consumo na Prestação de Contas eletrônica no SAGe, é necessário descrever item a item individualmente? (volta ao índice)

Sim. Ao inserir uma Nota Fiscal FAPESP (que tenha sido emitida com CNPJ da FAPESP até 31/08/2023 – Portaria PR. N. 137/2023) ou uma Nota Fiscal XML, o sistema carregará todos os itens constantes no comprovante. Neste caso, será necessário informar, para cada item, a alínea de despesa (que no caso seria material de consumo) e o tópico de recursos (que irá variar conforme a modalidade de apoio, entre: Projeto, Benefícios Complementares, Parcela para Custos de Infraestrutura Direta do Projeto ou Reserva Técnica de Bolsa). Para outros tipos de comprovantes, uma vez que o sistema não faz o carregamento automático dos itens do comprovante, será necessário incluí-los um a um.

13. Como sei se minha Prestação de Contas eletrônica ou em papel foi recebida pela FAPESP? (volta ao índice)

Tanto para Prestações de Contas enviadas em papel, quanto para aquelas enviadas eletronicamente via SAGe (ou via GIP para processos vinculados a unidades da USP), os outorgados podem acompanhar o seu recebimento pela FAPESP por meio do Histórico de Eventos do processo no SAGe. Para isto, acesse o seu processo no SAGe e, no menu “Mais Informações”, clique em “Histórico de Eventos”.

No Histórico de Eventos será possível visualizar, entre outras ações, quando uma Prestação de Contas eletrônica é “habilitada” e quando uma Prestação de Contas em papel é “recebida” pela FAPESP.

14. As liberações de recursos devem ser realizadas pelo SAGe? E as devoluções de recursos, como devem ser feitas? Como é feito o preenchimento dos valores liberados e devolvidos na Prestação de Contas eletrônica? (volta ao índice)

Os procedimentos para liberação e devolução de recursos não foram alterados e estas operações não são realizadas no SAGe. As instruções para liberação e devolução estão disponíveis, respectivamente, em www.fapesp.br/financeiro e www.fapesp.br/10820.

As liberações e devoluções de recursos realizadas no processo são automaticamente registradas no SAGe, para que possam ser associadas à Prestação de Contas eletrônica. Não é possível incluir os lançamentos manualmente.

No entanto, uma vez que o carregamento destas informações bancárias para o SAGe leva em média 3 dias úteis, recomenda-se que as operações de liberação e devolução de recursos sejam concluídas com esta antecedência mínima em relação à data prevista para a submissão do compromisso de Prestação de Contas.

Se no momento da submissão de uma Prestação de Contas houver saldo ainda não devolvido à FAPESP, será necessário realizar a devolução e anexar o respectivo comprovante em campo específico destinado a este documento.

Se o saldo foi devolvido e a devolução já aparece nos lançamentos financeiros para ser associada à Prestação de Contas, o outorgado deverá fazer a respectiva associação, para que o valor seja contabilizado no resumo financeiro daquela Prestação de Contas. Neste caso, não será necessário enviar o comprovante desta devolução.

15. Quais documentos devo enviar na Prestação de Contas eletrônica? Há diferença entre os documentos apresentados no SAGe e no GIP? (volta ao índice)

Os documentos a serem anexados à Prestação de Contas podem variar de acordo com o tipo de despesa e a modalidade de apoio. As orientações sobre os documentos a serem enviados estão disponíveis nas “Normas para Uso de Recursos e Prestação de Contas de Auxílios e Bolsas” e nas “Normas para Uso de Recursos e Prestação de Contas de Subvenção Econômica”.

As normas são as mesmas para processos vinculados a qualquer Instituição, inclusive USP. Desta forma, não há diferença entre os documentos a serem apresentados no SAGe e no GIP.

16. Caso um Escritório de Apoio Institucional à Pesquisa já tenha permissão de acesso para elaborar Solicitações de Mudança, solicitar liberação de recursos e/ou importações, será necessário conceder nova permissão para a elaboração de Prestação de Contas? (volta ao índice)

Sim. As permissões de acesso devem ser concedidas especificamente para cada uma das operações: elaborar Solicitações de Mudança, solicitar liberação de recursos, solicitar importações e prestar contas. Desta forma, mesmo que um Escritório ou pessoa física já tenha acesso às demais operações do processo, o outorgado deverá fazer a concessão de permissão do acesso específica para a elaboração de Prestações de Contas.

17. No caso de processos vinculados à USP, as Prestações de Contas Extraordinárias também devem ser feitas via GIP? (volta ao índice)

Sim. As Prestações de Contas Extraordinárias devem ser apresentadas nos casos de aquisição de animais semoventes e veículos, quando é necessário prestar contas imediatamente após a aquisição.

Para estas Prestações de Contas, também é obrigatório o envio em formato eletrônico desde 01/01/2022.

Para processos vinculados a unidades da USP, a Prestação de Contas Extraordinária eletrônica deve ser realizada via GIP. E para os demais processos, via SAGe.

18. Como ficam as Prestações de Contas de processos de Bolsas Concedidas como Item Orçamentário em Auxílios? (volta ao índice)

O procedimento não mudou. A Prestação de Contas de uma Bolsa Concedida como Item Orçamentário (BCO) é feita no processo da própria Bolsa, separadamente do Auxílio ao qual é vinculada.

19. Se os recursos de Benefícios Complementares foram utilizados para despesas financiadas pela Parcela para Custos de Infraestrutura Direta do Projeto, devo lançar em qual tópico? (volta ao índice)

Na inclusão de comprovantes de despesa no SAGe, deverá ser indicado o valor referente ao tópico de origem dos recursos utilizados para cada item dos comprovantes.

Desta forma, se uma despesa foi realizada com recursos de Benefícios Complementares para aquisição de um item financiável com Parcela para Custos de Infraestrutura Direta do Projeto, o lançamento deve ser feito no tópico Benefícios Complementares, que é o tópico da origem dos recursos utilizados.

20. Alguns recibos não possuem número (por exemplo, recibo de inscrição em eventos). Ao incluir um comprovante do tipo “Recibo/outros” no SAGe, o campo número é obrigatório? Se sim, como proceder se não houver número de recibo? (volta ao índice)

Sim, o campo número é de preenchimento obrigatório. Caso o comprovante do tipo “Recibo/Outros” utilizado para Prestação de Contas não possua número, preencha este campo com o número zero (0).

21) Qual o procedimento para aquisição de veículos automotores, animais semoventes e material controlado? (volta ao índice)

Na aquisição de veículos automotores, animais semoventes e material controlado, os documentos fiscais devem ser emitidos em nome da Instituição Sede do processo ou da Instituição Parceira de destino de materiais controlados, conforme itens 3.1.3 a 3.1.5 das Normas para Uso de Recursos e Prestação de Contas.

22) Qual o procedimento para emissão do documento fiscal em compras realizadas no exterior in loco? (volta ao índice)

A emissão será feita no nome e CPF do Outorgado, para entrada no país como bagagem acompanhada. Outras informações podem ser consultadas em https://fapesp.br/importacao/.

23) Qual o procedimento para aquisições de materiais importados realizadas através de cartão de crédito do Outorgado e/ou com Cartão Pesquisa BB? (volta ao índice)

Nas importações efetuadas de forma direta pelo Outorgado, os documentos fiscais serão emitidos no nome e CPF do mesmo. Outras informações podem ser consultadas em https://fapesp.br/importacao/.

24) Qual o endereço de cobrança e entrega? (volta ao índice)

O Outorgado deverá indicar ao fornecedor o endereço de cobrança e entrega, conforme item 3.1.1.1, letras “c” e “d”, e item 3.1.2, letra “c”, das Normas para Uso de Recursos e Prestação de Contas , não sendo permitido o envio da cobrança ou de mercadorias para o endereço da FAPESP.

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